Mentions légales d'Archipel

Les données personnelles recueillies à la suite d’inscriptions individuelles ou dans le cadre de l’adhésion au service « carte MUT » font l’objet de traitements informatisés, destinés exclusivement à la bonne gestion des services fournis par le réseau des bibliothèques de l’Université de Toulouse (prêt, renouvellement et réservation de documents) ou à leur amélioration (exploitation de statistiques d’activité dûment anonymisées). 

Le périmètre des données recueillies est proportionné aux besoins de gestion du réseau des bibliothèques de l’Université de Toulouse, tels que définis par la CNIL dans la norme simplifiée NS-009 applicable aux bibliothèques et médiathèques :

• Données indispensables à la bonne gestion du service : nom, prénom, date de naissance, adresses postale et électronique, numéro de téléphone, date de début et de fin d’inscription, type de population (étudiant, personnel) et niveau d’étude (pour les étudiants)
• Données nécessaires à l’amélioration de l’offre documentaire et de l’offre de services : codes statistiques issus des nomenclatures nationales (code RNE établissement, code RNE composante, code SISE, code Etape)

 Ces données sont hébergées à Amsterdam (Pays-Bas), sur les serveurs de la société Ex Libris, qui fournit le système de gestion utilisé par le réseau des bibliothèques de l’Université de Toulouse. Conformément aux prescriptions du Règlement général sur la protection des données, cet hébergement est encadré par un contrat de sous-traitance, qui définit les droits et obligations de cette société et fixe les normes et standards techniques et organisationnels auxquels elle doit se soumettre pour garantir la sécurité desdites données. 

 Les données recueillies sont conservées dans le respect des durées fixées par la CNIL, dans la norme simplifiée susmentionnée :

• Jusqu’à trois mois après la date de retour d’un document pour les informations relatives aux transactions effectuées
• Jusqu’à un an après la date du dernier prêt pour les informations personnelles

Les dossiers des usagers n’ayant effectué aucun emprunt sont, eux, supprimés à expiration de leur date de validité, autrement dit à la date de fin d’inscription ou de contrat des personnes concernées.

Les destinataires des données recueillies sont :

• Le Service Inter-établissements de Coopération Documentaire (SICD) de Toulouse, service de la COMUE de Toulouse chargé de l’administration et de la maintenance du système d’information documentaire du réseau des bibliothèques de l’Université de Toulouse
• La société Ex Libris, fournisseuse du système de gestion de bibliothèque et des interfaces de recherche qui composent ce système d’information documentaire

 Le responsable de traitement est M. Michael Toplis, président de la COMUE de Toulouse.

 Droit des utilisateurs

 Conformément aux prescriptions du Règlement général sur la protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification et de portabilité sur vos données.

 Vous disposez également d’un droit à l’effacement des données vous concernant, que vous pouvez exercer à tout moment en cas d’opposition au traitement décrit ou de retrait de consentement.

Pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à :

• archipel.cnil@univ-toulouse.fr
• SICD de Toulouse - département Informatique documentaire – 15, rue des Lois – 31000 Toulouse